Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.
Заяви бувають від організацій, установ та особисті. В особистій заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:
1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.
2. Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву.(якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).
3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово заява з великої літери й не ставиться крапка.
4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.
5. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.
У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).
Заява пишеться від руки в одному примірнику.
Зразки заяв:
Деканові природничо-географічного
факультету Національного
педагогічного університету
імені М. П. Драгоманова
доц. Командишку В. К.
студента II курсу відділення
«Географія й фізкультура»
Возного Петра Миколайовича
Ректорові Чернігівського
педагогічного інституту
проф. Власенку С. С.
студента Харківського
державного університету
Шевченка Сергія Івановича